En matière de prévision et de reporting, les obligations qui pèsent sur les organismes sans but lucratif (associations, fondations, groupements...) sont nombreuses . Elles sont en relation avec un grand de nombre de partenaires, allant du simple donateur jusqu'aux institutions qui leur versent des fonds pour en faire le meilleur usage possible. Elles doivent donc rendre des comptes sur leurs dépenses et la qualité de leur gestion. Elles ne peuvent se permettre d'augmenter leurs dépenses de fonctionnement, au détriment de leur mission principale, notamment en augmentant leur effectif pour gérer des processus administratifs.

Cette obligation les amènent à devoir optimiser les tâches liées à la finance, et en particulier le reporting, pour fournir toutes les informations utiles et donner de la visibilité pour prendre les meilleures décisions. Voici trois étapes qui doivent permettre à la direction financière d'une ONG, d'une fondation ou d'une association de garantir la production de rapports pertinents.

 

Reposez-vous sur une vision unique de la réalité

 

En remplaçant Excel pour la plupart des tâches de pilotage, sans en perdre les bénéfices pour autant, vous réduisez le temps consacré aux activités à faible valeur ajoutée. Vous pouvez consolider des données provenant de nombreuses sources et développer la confiance dans les informations restituées. Vous pouvez mieux analyser les chiffres, en tirer des conclusions et agir en conséquence. Plutôt que de passer des heures à compiler les chiffres pour connaitre les performances de chaque programme, les dirigeants, salariés, bénévoles et donateurs peuvent se consacrer à leur mission à la lumière des informations fiables restituées.

Il n'y a plus de débat sur les données puisque tous peuvent accéder aux mêmes informations réunies dans le cloud, contrôlées par la finance, et restituées de la meilleure façon possible, en web, dans Excel ou par les tableaux de bord. Le travail collaboratif s'en trouve amélioré.

La mise en œuvre d'Adaptive Insights a aussi pour conséquence d'améliorer l'information pour tous. Puisque la source est unique et mieux contrôlée, puisque l'information n'est plus stockée dans des feuilles sur des serveurs où il est si facile de modifier le contenu d'une cellule ou de produire une erreur de formule, toute l'attention peut être portée sur cette unique source. Et il est fréquent que des erreurs jamais détectées auparavant deviennent très visibles. Comme ce client qui avait identifié par ce moyen des erreurs d'imputation en comptabilité qui faisaient passer son écart de revenus de -2% à -14% par rapport au budget !

Partager la meilleure information, nettoyée de toute erreur, reposant sur les mêmes règles de gestion et un référentiel unique et commun, c'est une première étape. Une seule source d'information fiable qui permet aux dirigeants de consacrer le maximum de moyens à la réalisation de la mission.

 

Dynamique et facile à mettre à jour

 

La plupart des ONG travaillent sur une grande variété d'actions et de programmes, tout comme des entreprises commerciales proposent une multitude de produits. Si la direction des finances se repose exclusivement sur Excel, le temps consacré aux analyses d'écart par programme peut être gigantesque. Par ailleurs, les prévisions de dépenses doivent être régulièrement mises à jour, à grand renfort d'échanges de fichiers, mais elles ne sont déjà plus d'actualité quand elles sont communiquées à toutes les parties prenantes ! Les traitements de données lents et pénibles sont pourtant le quotidien des contrôleurs de gestion : une étude récente d'Adaptive Insights démontre que 70% d'entre eux continue à exporter les données dans Excel, Word et PowerPoint !

En se dotant d'une solution cloud, vous obtenez des données claires immédiatement et sans effort. Tous les outils sont en « drag-and-drop », ce qui permet de créer facilement des rapports toujours mis à jour. Et cela peut être effectué sans l'intervention d'un administrateur ni d'un expert. En conséquence, les réunions avec les responsables de programmes ne requierent aucune saisie de données ou traitement manuel dans Excel, ce qui libère du temps pour les échanges, la compréhension des informations et la résolution des questions. Mieux, les rapports peuvent être modifiés à la volée en direct lors des réunions pour fournir des informations sous un autre angle. Vous pouvez répondre à la question clé : qu'est-ce qui est budgeté cette année dans chaque programme, quelle est la prévision en comparaison de ce chiffre et quels sont les facteurs qui peuvent influencer le résultat final.

 

Un accès clair et visuel à l'information

 

Dans une ONG, personne n'a de temps à perdre pour recréer chaque fois des rapports et des graphiques lisibles et esthétiques. Pourtant les donateurs, et toutes les autres parties prenantes, ont besoin d'une information facile à lire et de qualité pour connaitre la situation et prendre les bonnes décisions. C'est ce que vont permettre d'obtenir facilement les outils de reporting d'Adaptive.

Les tableaux de bord vont permettre au directeur financier de procéder à un récit, celui des mois écoulés et celui des mois à venir. Les mois écoulés proviennent des données du réalisé, chargés automatiquement, nettoyés et enrichis, représentés dans des graphiques où l'essentiel est perçu immédiatement. Les mois suivants proviennent des prévisions effectuées par tous les contributeurs et consolidées en temps réel dans l'outil, et reposant sur différentes hypothèses. Ainsi, on peut aussi travailler sur plusieurs versions de l'avenir et les afficher dans les rapports simultanément.

Les tableaux ainsi créés seront alimentés automatiquement par les données mises à jours. Le récit pouvant être différent à chaque fois, il sera facile de faire évoluer les graphiques en fonction des indicateurs que l'on souhaite mettre en avant : comparaison par programme, évolution par région, décomposition par pays puis par bénéficiaires, etc.

Les outils de Microsoft Office peuvent aussi être utilisés pour ce faire. Excel pour la mise en forme et les formules à la cellule, Word pour la rédaction détaillée et la mise en page, PowerPoint pour l'organisation du propos sous forme de diapositives  : chacun peut recevoir les données d'Adaptive dans des tableaux ou des graphiques connectés à la base de données cloud.

Les membres de la direction financière ne sont plus seulement les détenteurs des données, qu'ils mettent en forme. Ils peuvent répondre au plus près des demandes des utilisateurs et les accompagner pour mieux connaître leurs activités. La solution n'est pas seulement un moyen de réduire le temps consacré aux tâches à faible valeur ajoutée, elle augmente la contribution de la Finance dans la réalisation de la mission de l'organisation.